FITWeb Okulot [オクロット] 機能詳細 - 配布

1. FITWeb Okulotにログインし、配布データをアップロードします。
   一度に10個までのファイルをあわせて150MB（標準）までアップロード可能。
   アップロード後、同画面より、取引先に通知します。
2. 受信したメールのリンクをクリックし、ファイルをダウンロードします。
   パソコンを使い慣れた相手なら説明は不要。直感的に操作できます。
3. 取引先でファイルをダウンロードされると、配布した担当者（ユーザ）にその旨メール通知されます。

配布ファイルアップロード

ファイルをアップロードして、渡したい人にだけファイルを送信する機能です。
最大10ファイルを、最大10件の宛先に一度に150MBまで配布することができます。（容量は管理者が指定した設定に変更することも可能です。）

通知メール送信

ファイル配布後、ダウンロードURLにアクセスされたら、ユーザに開封連絡メールを送信することができます。
また、ファイルがダウンロードされた時にも、ユーザにダウンロード連絡メールが送信することができます。

自分のメーラーを用いた配布

ファイルをアップロードし、自分のメーラーでファイルを送信する機能です。
最大10ファイルを、宛先、Cc.、Bcc.に各最大10件の宛先に一度に配布することができます。

配布ファイルダウンロード

メールに記載されたURLへアクセスして、必要なファイルをダウンロードします。

Zipパスワード設定

ファイル送信時にZip形式に圧縮し、パスワードを設定することが出来ます。

ファイル情報詳細表示

アップロードファイル名、登録日、ファイルサイズ、配布人数などを表示します。

配布ファイル削除

配布後のファイルをシステム上から完全に削除します。（ファイルの配布を通知した人がダウンロードできなくなります）

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FITWeb Okulot [オクロット] 機能詳細 - 収集

1. FITWeb Okulotにログインし、収集画面より、取引先にメール通知します。
   一度に複数の取引先への収集依頼をしたり、収集期限をつけることも可能。
2. 受信したメールのリンクをクリックし、ファイルをアップロードします。
3. 取引先でファイルをアップロードされると、収集依頼した担当者（ユーザ）にその旨メール通知されます。
   また、複数の取引先からの収集状況を1画面で確認できます。

収集メール送信

特定の人にメールを送信しWeb上のシステムファイルにアップロードしてもらう機能です。
自分のメーラーからファイルを収集するためのメールを送信することが可能です。
最大10件の宛先に、ファイルを収集するためのメールを送信することができます。
アップロードが完了したら、収集依頼した通知メールが届きます。

収集ファイル保管

アップロードしてもらったファイルをファイル一覧に保管します。

収集ファイルダウンロード

アップロード完了の通知メールが届いたら、ファイル一覧からダウンロードができます。

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FITWeb Okulot [オクロット] 機能詳細 - 保護

1. FITWeb Okulotから取引先にデータを配布します。
   取引先にメールが送られる前に、担当者（ユーザ）の上長にメールが送信されます。
2. 受信したメールのリンクをクリックし、取引先への送信内容を確認。
   確認後、「承認」または「却下」を。
3. 上長に、「承認」または「却下」されたことが担当者（ユーザ）にメールで通知されます。
   上長が、「承認」した場合だけ 取引先にメールが送られます。

ファイル配布時に、細かなセキュリティを設定することができます。管理者による設定の強制化も可能です。

■設定の一覧

• SSL通信による暗号化
• ダウンロードの有効期限（1日/3日/5日/1週間から選択）
• ダウンロード回数（1回/5回/10回/無制限から選択）
• パスワードロック（ロックしない/ワンタイムパスワードロック/指定パスワードロックから選択）
• zipパスワードをファイルに設定する
• 開封確認
• ダウンロード確認
• ファイルの自動削除

一度利用したパスワードは2回目からは無効になり、不正なアクセスを阻止します。
パスワードの通知は配布先メールアドレスに送られます。
パスワードはダウンロードの都度、メールで取得します。

 

SSL通信による暗号化

SSLにより通信を暗号化しています。（標準機能）

ダウンロード有効期限設定

ファイルのダウンロードの有効期限を設定します。有効期限を過ぎたファイルは、ダウンロードすることができません。

ダウンロード回数制限設定

ファイルのダウンロード回数を設定します。ダウンロード回数を超えたファイルは、ダウンロードすることができません。

配布ファイルのパスワードロック

パスワードロックを設定します。

配布メールの開封確認

ファイル配布後、取引先がダウンロードURLにアクセスした場合、ユーザに開封連絡メールを送信することができます。

配布ファイルダウンロード確認

ファイル配布後、取引先がファイルがダウンロードした場合、ユーザにダウンロード通知メールを送信することができます。

ウィルスチェック

アップロード（配布・収集）の都度、ファイルのウイルスチェックおよび駆除をします。
オクロットではエフセキュア株式会社の提供するソフトウェアを使用しています。

配布先制限（ドメイン名指定）

全ユーザ共通、ユーザ単位で配布・収集先メールの送信先ドメインを制限します。
ホワイトリスト（ユーザが配布・収集できる宛先メールドメイン）とブラックリスト（ユーザが配布・収集できない宛先メールドメイン）を組み合わせて利用することができます。

アップロード制限（ファイル形式指定）

アップロ－ドできるファイル形式（拡張子）を制限します。
ホワイトリスト（アップロードを許可するファイル形式）とブラックリスト（アップロードを禁止するファイル形式）を設定することができます。

配布ファイルの保存（アーカイブ）

全ユーザのログを最大365日分までアーカイブできます。アーカイブ期限が切れた情報もエクスポートすることで自社で保管が可能です。
また、毎月1回、アーカイブデータを自動エクスポートし、管理者にメールで通知します。

ワンタイムパスワード

ダウンロード・アップロードの際にワンタイムパスワード（一度利用すると、二度目からは同じパスワードが利用できなくなる形式）を取得し、不正アクセスを防止します。

上長承認・通知機能

上長がアップロードを承認したファイルだけ配布できる機能です。事後確認への設定変更も可能です。

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FITWeb Okulot [オクロット] 機能詳細 - 管理

最大365日分の送信データをアーカイブ。
あらじめ設定された条件で定期的にエクスポートしておくことで、アーカイブ期限が切れた後も自社内で保管することができます。
手動による条件設定で即時のエクスポートもできます。

ユーザの追加・編集・削除をはじめとした情報を一元管理します。
CSVファイルでユーザの一括登録や、エクスポートが可能です。
また、ユーザ毎に使用可能な容量、一度にアップロードできる容量、
アカウントの有効期限などを設定することが可能です。
さらに現在の利用容量を確認することもできます。

ファイル配布、収集時に使用する、メール本文のサンプルテンプレートや、メールヘッダ・フッタを編集することができます。

ユーザ追加／編集／削除

ご契約範囲内で自由にユーザの管理（追加・編集・削除）ができます。

ユーザインポート／エクスポート

ユーザをCSVファイルからインポート・エクスポートができます。

各種操作等の履歴管理

全ユーザのログを最大365日分までアーカイブできます。アーカイブ期限が切れた情報も情報も自社で保管が可能です。
また、毎月1回、アーカイブデータを自動エクスポートし、管理者にメールで通知します。

ファイルの自動削除

14日以前のアップロード・配布・収集ファイルは、一括で削除されます。

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